Nieuws en Blogs KAM

Vind hier het laatste nieuws met betrekking op KAM / HSE, borging en monitoring van kwaliteit, arbo, milieu en veiligheid.

Van KAM werkpaard naar KAM coördinator

Door Marcel van Schooneveld

Van KAM werkpaard naar KAM coördinator

 

“Wil je alsjeblieft het actiepunt uit de RI&E ten aanzien van PSA (Psycho Sociale Arbeidsbelasting) oppakken, heb je bij Erik nog gecheckt of de veiligheidsronde is uitgevoerd, wat waren de uitkomsten van de toolbox  afgelopen maandag, heb je de toolbox uberhaupt uitgevoerd, is de veiligheidsmaatregel bij die zaagmachine uitgevoerd, kun je voor jouw locatie aangeven of de NEN 3140 keuringen zijn afgerond en wil je me de rapportage mailen?.  Oftewel als KAM coördinator ben je over het algemeen veel tijd kwijt met het najagen van actiepunten en moet je soms zeuren (ook al gaat het om veiligheid en gezondheid) om zaken voor elkaar te krijgen. Voor niemand echt leuk, laat staan dat het niet bijdraagt aan een positief beeld bij veiligheid en gezondheid. 

“Dan is zeker jullie oplossing software”, hoor ik je denken. Klopt wij leveren software voor borging en monitoring van veiligheid en gezondheid en hebben hier een belang. Maar de andere drijfveer is onze betrokkenheid bij de KAM zaak. Het gaat namelijk verder dan software en hier willen we je graag in meenemen in dit blog. 

De basis van onze benadering is dat je niet het werkpaard bent, maar dat je ook toekomt aan verbeteracties om de veiligheid en gezondheid van je collega’s te optimaliseren. Is het niet vreemd dat je als KAM verantwoordelijke alle onderdelen van de PDCA cyclus zelf invult? Wij denken van wel en helpen je in dit blog op weg om hier daadwerkelijk invulling aan te kunnen geven. 

Stel concrete doelen. 

Oef dat is niet makkelijk, want wat draag ik (of mijn afdeling) daadwerkelijk bij? Cruciaal en vanzelfsprekend is dat deze doelen SMART zijn (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden). Maar wat is het doel van deze doelen? Allereerst geeft het je bestaansrecht. Als niemand snapt wat de doelen zijn, blijven de doelen die gekoppeld zijn aan het primaire proces (vaak wel concreet geformuleerd) altijd voorgaan. Commitment over de doelen geeft je een breekijzer om acties en investeringen voor elkaar te krijgen. Structureel “Geen tijd”, of “Niet aan toegekomen” is gewoonweg makkelijker te pareren met de wedervraag hoe de gestelde doelen dan dienen te worden bereikt. Overigens, de voorbeelden van doelen kunnen zeer divers zijn en uiteraard afhankelijk van de bedrijfstak waarin je actief bent. Maar zo even voor de vuist weg kun je denken aan het terugbrengen van het aantal (bijna) ongevallen met ..%, het daaruit voortvloeiende ziekte verzuim met ..%, het terugbrengen van het aantal klachten met ..%, het verhogen van de medewerker- en klanttevredenheid, en ga zo maar door. 

Naast het weerleggen van de argumenten “geen tijd” en “niet aan toegekomen” helpen doelen je uiteraard ook met het gezamenlijk uitdragen van de veiligheids- en gezondheidsboodschap. Collega’s willen weten wat het bijdraagt, welke stappen er worden gezet en wat er gedaan is met hun meldingen (what’s in it for me). Dit geldt ook voor planvorming en het vrijmaken van budget. Een discussie over een veiligheidsinvestering met de directie of aanpassing van procedures is gewoonweg makkelijker te voeren als deze bijdragen aan het invullen van (het liefst) meetbare en objectieve doelen. 

Draagvlak creëren. 

Een open deur maar cruciaal bij het succesvol neerzetten van een goed werkende KAM organisatie. De vraag is dan wat je vertrekpunt is. Is dit een norm of wet omdat je denkt daarop te worden afgerekend, of zijn dit de primaire processen, de mogelijkheden van de medewerkers of de haalbaarheid binnen de bestaande cultuur van de organisatie. Wij geloven dat de laatste drie aspecten zeer zwaar mee moeten wegen (de R van realistisch), waarbij de toetsing aan wet- en regelgeving los moet staan van de invulling van KAM in de dagelijkse gang van zaken. Maak het vooral niet te moeilijk, te uitgebreid, te arbeidsintensief. Collega’s haken af, stoppen met melden van gevaarlijke situaties en dragen niet meer bij aan de invulling van bijvoorbeeld terugkerende actiepunten. 

Draagvlak creëer je dus wat ons betreft door de mens en het bedrijfsproces centraal te stellen. Leg de doelen bijvoorbeeld voor aan de productiemanager (voor zover deze persoon er niet bekend mee is) en vraag welke bijdrage hij of zij haalbaar acht. Koppel dit bij voorkeur aan onderwerpen die herkenbaar zijn, waar de persoon gevoel of een belang bij heeft en start daar als eerste mee. Het zal in eerste instantie niet de gehele KAM lading dekken, maar is gegarandeerd een succes als je de afspraken ook borgt en monitort (zie borging en monitoring verderop in dit blog). Ook het zetten van kleine overzichtelijke stappen helpt daarbij, zodat het past bij de dynamiek van een modern productiebedrijf. 

Vanzelfsprekend is niet alleen het draagvlak van de productiemanager belangrijk (het is ook maar een voorbeeld). Met name medewerkers die dagelijks in de operatie actief zijn kunnen een waardevolle bijdrage leveren. Neem even de tijd, ga met hen in overleg en betrek ze bijvoorbeeld bij het opzetten van de structuur om veiligheidsmeldingen te kunnen maken. Het is dé basis om gedragen en met herkenbare veiligheidsmeldingen aan de slag te gaan. 

Oké dan, iedereen betrokken, een goede risicogerichte structuur en dan begint het eigenlijk. Want ambities uitspreken, meedenken en bevestigen dat het belangrijk is moet worden opgevolgd door invulling van concrete veiligheidstaken. Deze fase (mee laten denken en commitment laten geven op het leveren van een bijdrage) dien je bij voorkeur te combineren. Nog niet direct concrete taken overdragen, maar al wel commitment vragen en onderzoeken wat men zelf haalbaar acht. 

Zorg tenslotte samen voor een roadmap aan maatregelen en maak concreet wie, wat, wanneer doet! Realisme doorkruist daarbij vaak de hoge ambities, maar vormt een belangrijk onderdeel van het uiteindelijke succes. 

Borging en monitoring. 

Ja, in het laatste zit vaak de uitdaging. Want het doorlopen van een zorgvuldig proces met doelen, draagvlak en bijbehorend commitment is geen garantie dat het ook daadwerkelijk gebeurt! Klopt, het moet worden geborgd anders is de kans van slagen bijzonder klein. 

Borging bij voorkeur in een systeem waarbij iedere functionaris op ieder niveau inzicht heeft in de voortgang (de ISO 45001 stelt dit bijvoorbeeld als voorwaarde). Actiepunten dien je dus in te plannen en de status dient voor iedereen inzichtelijk te zijn! Het resultaat van een actie en de bijbehorende documenten moet verifieerbaar en makkelijk terug te vinden te zijn. 

Excel kan je hierbij helpen. Ook Outlook kan terugkerende taken inplannen. Zorg en dan wel voor dat iedereen alsnog zijn eigen prioriteiten kan stellen maar er ook overzicht is. Het spanningsveld tussen het geven van voldoende ruimte en de kans op het verliezen van grip op KAM is aanzienlijk indien iedereen vanuit zijn eigen systeem of omgeving zaken bijhoudt. 

Gezamenlijk werken vanuit één dashboard en eenvoudige en functionele ondersteuning heeft daarbij de voorkeur. En ja, daar kan software ook zeker bij helpen. Zoals uit onderstaande afbeelding is op te maken heeft iedere functionaris vanuit hetzelfde dashboard inzicht in de status van de actiepunten. Niet meer zoeken, maar via de app direct de juiste informatie en instructies aanklikken en gewoon uitvoeren. Gewoon uitvoeren, omdat een eenvoudig systeem de drempel om een actiepunt uit te voeren enorm verlaagt. Door het open en transparante dashboard en de uitgebreide rapportagemogelijkheden om doorlooptijden te evalueren, is eveneens het uitgesproken commitment geborgd. 

….. minder uitvoerend en meer op doelen. 

Wat ons betreft is het dus de samenhang tussen concrete doelen, draagvlak (proces en mensgericht) en een functioneel softwaresysteem. Het najagen van actiepunten zou geautomatiseerd moeten zijn en inzichtelijk voor iedereen vanuit één en hetzelfde dashboard. Het biedt jou als KAM professional ruimte om op inhoud in gesprek te gaan met collega’s en stapsgewijs samen invulling te geven aan de verbetering van veiligheid en gezondheid. 

Binnenkort komen we met een blog hoe je omgaat met het bezwaar dat je het zoveelste systeem binnen de organisatie introduceert. Kun je niet wachten of heb je een actuele vraag, vul dan het contactformulier in.

 

KLIK HIER VOOR ENKELE VOORBEELDEN

 

terug naar pagina