Digitale formulieren

Betrouwbaar, efficiënt en veilig gezamenlijk data vastleggen, analyseren, rapporteren en opvolgen.

Digitale Formulieren

Waarom formulieren digitaliseren?

 

De gemiddelde organisatie produceert veel data. Vaak om inzichten te verkrijgen in primaire- en secundaire bedrijfsprocessen. Met deze inzichten wordt bewaakt of organisatiedoelen worden behaald en liggen er kansen om processen te verbeteren verbeteren. 

Maar hoe houd je het overzicht, zorg je voor betrouwbare data en voorkom je verspilling tijdens registratie en analyse van data en de opvolging van acties?  

Het antwoord: digitaliseer je papieren formulieren en Word- of Exceldocumenten naar web-based formulieren. Je realiseert tussen de 50% en 80% efficiëntie door digitale registratie en analyse van data die voor jou en jouw organisatie cruciaal is. Opvolgen van constateringen is geborgd en de voortgang kunnen jij en je collega's vanuit één dashboard monitoren.

De druk op organisaties om de juiste vakmensen te verkrijgen neemt extreem toe en zal verder toenemen. Mooi dat digitalisering ook bij kan dragen aan het verminderen van werkdruk! 

formulieren-cloud-oplossing

 

pdca-cyclus-formulieren

 

Ook de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van de data neemt aanzienlijk toe als je werkt met webbased formulieren. Je hebt op ieder moment inzicht in de status van alle ingeplande formulierentaken en ontvangt meldingen indien deze onvolledig zijn ingevuld of er sprake is van geconstateerde non-formconformiteiten. De betrouwbaarheid van data neemt toe door het beperken van misinterpretatie van gegevens (handschrift van je collega dat moeilijk te lezen is) of slecht versiebeheer, waardoor je altijd beschikt over data waar je ook echt wat aan hebt. 

Naast het realiseren van een aanzienlijk efficiëntie (50% tot 80% minder tijd) om dezelfde formulieren in te vullen, neemt ook nog eens de betrouwbaarheid van data toe. En niet onbelangrijk: ook de veiligheid van data is door het werken vanuit één database aanzienlijk eenvoudiger te reguleren. 

Tenslotte het beperken van de afvalstroom en het sparen van bomen! Het klimaatrapport van augustus 2021 heeft onomstotelijk aangetoond dat we in moeten grijpen. Ook digitalisering van processen draagt daar een steentje aan bij, door beperking van de verspilling van grondstoffen en logistieke bewegingen. 

Inzetbaar voor ieder denkbaar proces? 

Klopt! Dit geldt zowel voor primaire- als secundaire processen, waarbij FPS met name gespecialiseerd is in de secundaire processen. We benoemen bewust zowel primair als secundair, omdat de meeste bedrijven zoveel mogelijk willen werken van één systeem. Dit is met de modulaire opzet en koppelingen met bestaande systemen zeer goed mogelijk. 

Als wij de secundaire processen nemen dan zijn de invalshoeken vaak vanuit kwaliteit, arbo, milieu, techniek of facility. 

Enkele voorbeelden van toepassingen die binnen deze invalshoeken passen: 

  • Werkplekinspecties

  • LMRA (Last Minute Risc Assement)

  • VCA inspecties

  • Interviews voor de SCL (Safety Culture Ladder)

  • Veiligheids- en of kwaliteitsronden

  • Inspectie- en onderhoud aan gebouwen en installaties

  • Klachtenformulieren

  • Facilitaire verzoeken

Hoe werkt het in de praktijk? 

laptop+formulieren

 

We geloven in eenvoud! Dit betekent dat je meerdere opties hebt om je digitaliseren formulieren toe te passen binnen je organisatie. 

Koppeling aan beheersmaatregelen 

“Eenvoud in procesborging” is niet voor niets onze lijfspreuk. Je kunt daarom nog los van welk formulier dan ook beheersmaatregelen koppelen aan personen en een datum en al voorzien van de nodige basisinformatie. Niet in alle situaties heb je namelijk een digitaal formulier nodig en voltstaat een beknopte omschrijving of een link met aanvullende informatie naar een webpagina om op een juiste manier een beheersmaatregel in te kunnen vullen. 

Heb je specifieke informatie nodig en wil je structuur aanbrengen in je dataverzameling en analyse, dan koppel je aan de beheersmaatregel één of meerdere formulieren. Via de beheersmaatregel vul je rechtstreeks het formulier in en wordt de beheersmaatregel (inclusief formulier) automatisch opnieuw ingepland. Je dashboard met stoplichtfunctie vertelt precies per proces, locatie, persoon wat de status is. 

Koppeling aan melding  

Zo eenvoudig als je dit koppelt aan een beheersmaatregel, koppel je een digitaal formulier ook aan een melding. Weer vanuit het vertrekpunt dat niet ieder type melding een formulier nodig heeft (eenvoud voorop) kan de organisatie ook werken met de vereenvoudige registratie van bevindingen (classificeren op vier niveaus). Gaat het wel om een aanzienlijke dataset, dan koppel je het formulier aan de melding en borg je daarmee het gestructureerd vastleggen en analyseren van data. 

 

Stand-alone formulieren 

Ben je op locatie en wil je met een webbased formulier bijvoorbeeld een werkplekinspectie invullen (dus zonder koppeling aan een beheersmaatregel of melding), dan kan dat natuurlijk ook! Je selecteert het formulier, vult hem bijvoorbeeld in op je tablet en je registratie is direct klaar voor analyse en evaluatie. 

Hoe makkelijk maak ik de stap?  

 

Bestaande processen handhaven

Jouw bestaande processen vormen de basis en werken op verzoek normatief. Uitgaan van de bestaande processen heeft ontzettend veel voordelen. De belangrijkste is dat de organisatie naast de digitaliseringsstap niet hoeft te wennen aan nieuwe procedures of werkwijzen. Ook worden de voor de collega’s herkenbare termen en begrippen toegepast, zodat de omschakeltijd (van hard-copy/word/Excel naar een webbased formulier) tot een minimum wordt beperkt en draagvlak voor de stap naar webbased formulieren eenvoudiger te realiseren is. 

Niet handmatig inrichten, maar structuren importeren

Voor organisaties met veel formulieren is de drempel naar digitalisering hoog. In combinatie met de volle agenda’s van collega’s en de krapte op de arbeidsmarkt is de inrichting dan vaak een issue. 

Om dit makkelijk te maken digitaliseren en importeren we daarom jouw structuren en formulieren. Dit betekent dat je de webbased formulieren zo in kunt zetten en kunt starten!

Begeleiding bij implementatie

In sommige gevallen is de organisatie van de beheermaatregelen versnipperd binnen de organisatie, is onduidelijk wie wat doet en wil je juist worden geholpen met het toetsen of geheel nieuw opzetten van een processtructuur. 

Hier helpen we je graag bij! Niet met een oeverloos lang traject, maar doelgericht, pragmatisch en in haalbare stappen toewerken naar controle over jouw kritieke processen. 

Gratis trial
mobiel-meldingen-applicatie-formulieren

 

 

 

Online
kennismaken

 

Geen formulier invullen maar een
WhatsApp bericht versturen. Dit kan naar

 

Marcel van Schooneveld

Consultant van FPSupport