Nieuws en Blogs KAM

Vind hier het laatste nieuws met betrekking op KAM / HSE, borging en monitoring van kwaliteit, arbo, milieu en veiligheid.

Veiligheid, gezondheid en FMIS bij een woningcorporatie

Door Marcel van Schooneveld

Veiligheid & Gezondheid bij een woningcorporatie. Wie registreert nu wat en waarom?

Diversiteit aan belanghebbenden

Het decor is een aanzienlijke woningcorporatie in het oosten van het land. De span of control van deze corporatie ten aanzien van veiligheid en gezondheid is niet gering. In meerdere wijken zijn huurders, professionele huurders, huismeesters, leveranciers, adviseurs en andere belanghebbende, direct of indirect betrokken bij veiligheid en gezondheid. Het belang van dit thema voor een woningcorporatie is duidelijk. Zo is constructieve veiligheid na een aantal vervelende incidenten een topic en is een legionella besmetting de nachtmerrie van iedere zorginstelling en dus ook van iedere (verhurende) woningcorporatie. Om nog maar over het onderwerp asbest te zwijgen. Genoeg aanleiding dus om aandacht te besteden aan veiligheid en gezondheid. Het probleem is echter de hoeveelheid belanghebbende (zie het lijstje in de eerste alinea), de diversiteit aan beheerstaken en de wijze waarop je deze kunt managen.

Groen van de Excelsheets.

De betrokkenheid van deze corporatie bij veiligheid en gezondheid is groot. “We dienen stappen op het gebied van veiligheid en gezondheid te zetten en zijn op zoek naar een efficiënte en effectieve wijze om dit te doen. De registraties zijn op dit moment te arbeidsintensief en wij hebben een te beperkt zicht op het wel of niet uitvoeren van de beheerstaken. Onze eigen medewerkers zien soms groen van het invullen van verschillende Excelsheets en verliezen het overzicht in alle papparassen die zij dienen te beheren. En dan laten wij het vervolgens terugvinden van deze documenten nog even buiten beschouwing”. De grootste uitdaging is om verschillende belanghebbende met één systeem te laten werken. Zo hebben professionele huurders (zoals zorginstellingen) soms al hun eigen systeem en zijn er bepaalde beroepsgroepen minder vaardig in het gebruik van een software oplossing. Eerdere proeven met applicaties zijn uitgelopen op een mislukking; te veel velden, te complexe structuur, maar vooral een te beperkt beeld welke belanghebbende welke beheerstaak uitvoert.

De visie op de rol van de belanghebbende.

Het is van cruciaal belang een aantal keuzes te maken ten aanzien van de registratie en monitoring van beheerstaken op het gebied van veiligheid en gezondheid (geldt overigens ook voor het managen van beheerstaken op technisch- en facilitair gebied). De meest belangrijke is de visie van de organisatie. Doen we alles zelf (registratie, monitoring en analyse) of doen wij dit op hoofdlijnen en laten wij bijvoorbeeld de analyse over aan experts zoals de bestaande leveranciers en ingehuurde adviseurs? Aan deze visie liggen een aantal keuzes ten grondslag; wat ga je doen met al die data? Is de organisatie in staat om de data te analyseren? Hoe betrouwbaar zijn de data die worden geregistreerd? Wat mag alleen de registratie van data kosten? Wat registreert mijn leverancier en wie analyseert deze data? Het ontbreken van een duidelijke keuze leidt tot onbetrouwbare data, onnodige (indirecte) kosten en frustratie van de verschillende belanghebbende die de registraties soms onnodig uitvoeren. De keuze bij deze woningcorporatie dient nog te worden gemaakt.  Men neigt naar registratie op hoofdlijnen, waarbij leveranciers On Demand (wanneer er dus sprake is van een afwijking) de specifieke data aanleveren. Op hoofdlijnen betekent voor deze woningcorporatie dat met name de tijdigheid van de uitvoering van de beheerstaken en de bewijslast (documenten) door hen zelf eenvoudig wordt vastgelegd.

Hoe pak ik het aan?

Een analyse welke kennis, ervaring en capaciteit ten aanzien van veiligheid en gezondheid je intern tot je beschikking hebt is het meest voor de hand liggend (kan onderdeel uitmaken van je RI&E). Hierbij dient uiteraard de kennis actueel te zijn en periodiek te worden onderhouden om er voldoende kwaliteit in te brengen en te houden. Een pragmatische aanpak waarmee je op korte termijn start kan natuurlijk ook! Start op kleine schaal op basis van bijvoorbeeld een actueel vraagstuk dat er ligt (bijhouden van de registraties ten behoeve van een Brandmeldinstallatie) of een actiepunt uit de RI&E. Begin bij voorkeur met een beperkt aantal aandachtsgebieden, betrek een aantal belanghebbende erbij en starten. “The proof is eating the pudding”, dus kies voor een laagdrempelige aanpak en ervaar welke manier van registreren en monitoren van beheerstaken voor de organisatie het meest efficiënt en effectief is.

Effectief FMIS inzetten voor veiligheid en gezondheid binnen uw organisatie

De casus bij deze woningcorporatie is niet uniek. "Wat draagt een registratie bij aan het beoogde doel" is daarbij de eerste vraag. Dit, in combinatie met de te leveren inspanning, dient te worden afgezet tegen de kosten die ermee gemoeid gaan. Ervaringen delen over het effectief registeren en monitoren van veiligheidsbeheerstaken, neem contact met mij op en ik help u graag (+31683531087 of via het online contactformulier).

terug naar pagina